Was kostet Automatisierung pro Monat wirklich?

Auf den Preisseiten steht „ab 11 USD“ oder „ab 20 €“. Was am Monatsende wirklich abgebucht wird, hängt von vier Bausteinen ab: der Plattform, einem eventuellen Server, der KI und der Schnittstelle zur Buchhaltung. Sobald du die Buchhaltung anbindest, ist die Plattform nicht mehr der größte Posten.

Dieser Artikel zerlegt die Kosten, rechnet drei Beispiele mit Formel durch und nennt die Kosten, die auf keiner Preisseite stehen. Alle Preise haben Stand 9.11.2026 und können sich ändern. Aktionspreise rechnen wir nicht ein, weil sie nach wenigen Monaten enden. An den Links zu den Anbietern verdienen wir derzeit nichts.

Eine Vorbemerkung zu Steuern: Manche Preise sind netto (ohne Umsatzsteuer), manche brutto, bei einigen sagt der Anbieter es nicht. Wir schreiben dazu, was bekannt ist. Kannst du die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen, zählt der Nettopreis. Wenn nicht, zum Beispiel als Kleinunternehmer, zählt für dich der Bruttopreis. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.

Baustein 1: Die Plattform

Die Plattform führt deine Abläufe aus. Hier die Preise der Einstiegstarife von n8n Cloud, Make und, zum Vergleich, Zapier. Wie die drei zählen, steht in Make oder n8n.

Plattformen: Einstiegstarife im Vergleich

Anbieter und Tarif	Preis pro Monat bei Jahreszahlung	Preis pro Monat bei Monatszahlung	Menge pro Monat
n8n Cloud Starter	20 €	24 €	2.500 Ausführungen
n8n Cloud Pro (Stufe 10K)	50 €	60 €	10.000 Ausführungen
Make Core	11 USD	16 USD	10.000 Credits
Make Core	20 USD	28 USD	20.000 Credits
Make Core	37 USD	46 USD	40.000 Credits
Zapier Professional	17,90 € (19,99 USD)	26,86 € (29,99 USD)	750 Tasks
Zapier Professional	43,89 € (49 USD)	65,83 € (73,50 USD)	2.000 Tasks
Zapier Professional	89 USD	133,50 USD	5.000 Tasks

Was dazugehört:

• Jahreszahlung ist billiger. n8n Starter kostet bei Monatszahlung 24 € statt 20 €, Make Core 16 USD statt 11 USD. Dafür bindest du dich länger.
• Jede Mengenstufe hat einen Preis. Bei n8n sind es Ausführungen (ganze Läufe), bei Make Credits (Schritte), bei Zapier Tasks (erfolgreiche Aktionen, der Auslöser zählt nach Zapiers Hilfe-Seite nicht). Auf Zapiers Seite „rates“ steht das Gegenteil. Diesen Widerspruch lösen wir nicht auf.
• Zum Ausprobieren gibt es Gratis-Stufen: n8n Cloud 14 Tage mit Pro-Funktionen, laut Preisseite ohne Kreditkarte (bis 1.000 Ausführungen), Make Free (1.000 Credits, 2 aktive Abläufe), Zapier Free (100 Tasks, nur Abläufe mit zwei Schritten).
• Ist das Kontingent leer, passiert je nach Anbieter Verschiedenes. Bei Make laufen die Abläufe laut FAQ der Preisseite nicht weiter, bis wieder Credits da sind; mit dem automatischen Zukauf (nur Core, Pro, Teams) laufen sie weiter, laut Make-Hilfe mit 25 % Aufschlag auf den Credit-Preis deines Tarifs. Bei Zapier widersprechen sich die Seiten: Die FAQ der Preisseite sagt, Zapier stelle dich beim Erreichen des Limits auf Abrechnung pro Task um, und gleich danach, das geschehe, wenn du „pay-per-task billing“ eingeschaltet hast. Ob das Weiterzahlen also Standard ist oder erst eingeschaltet werden muss, lösen wir nicht auf. Der Satz pro Task liegt dann höher als im Tarif. Zapiers Hilfe-Seite nennt einen Deckel: Beim Dreifachen des Task-Limits deines Tarifs hält Zapier weitere Tasks bis zum Ende des Abrechnungszeitraums zurück. Ohne Abrechnung pro Task geschieht das schon am Limit. Bei n8n Starter und Pro steht auf der Preisseite „Capped“, also gedeckelt. Der Hinweistext zu den Überschreitungskosten sagt: „Your workflows keep running. Starter and Pro are capped and have no overages.“ (Deine Abläufe laufen weiter. Starter und Pro sind gedeckelt und haben keine Mehrkosten.) Ob der erste Satz auch für Starter und Pro gilt, ist daraus nicht eindeutig.

Baustein 2: Der Server, wenn du selbst hostest

n8n kannst du selbst betreiben: Die Community Edition ist laut n8n-Doku kostenlos. Du brauchst dafür aber einen Server (einen gemieteten Rechner im Rechenzentrum). Mehr dazu in n8n selbst hosten oder Cloud?.

Server für n8n: zwei Anbieter im Vergleich

Angebot	Ausstattung	Netto pro Monat	Brutto pro Monat
Hetzner CX23	2 Prozessorkerne, 4 GB Arbeitsspeicher, 40 GB Speicher	5,99 €	7,13 € (eigene Rechnung, 19 % USt)
Hetzner CX23 mit Backup	Sicherung laut Hetzner 20 % des Serverpreises, also 1,198 € netto dazu	7,19 € (5,99 + 1,198, eigene Rechnung)	8,55 € (eigene Rechnung, 19 % USt)
Hetzner CPX22 (Standort Nürnberg; Helsinki 16,99 € netto)	2 Prozessorkerne, 4 GB Arbeitsspeicher, 80 GB Speicher	19,99 €	23,79 € (eigene Rechnung, 19 % USt)
IONOS VPS M+	2 Kerne, 4 GB Arbeitsspeicher, 120 GB Speicher	nicht angegeben (Preise inkl. MwSt.)	Aktion: 4 € im Monat für 3 Monate. Daneben zeigt die Seite 12 €, „Sparen Sie 34 €“ und „Einrichtung 10 €“, ohne die 12 € zu erklären

Warum diese Größe? Die n8n-Anleitung für Hetzner nennt den Typ CPX11. Den bietet Hetzner laut seiner Seite aber nur noch in den USA an (17,99 € netto). In der EU sind CX23 und CPX22 die Intel/AMD-Server mit 2 Kernen und 4 GB. Daneben führt die Seite den Arm-Server CAX11 mit ebenfalls 2 Kernen und 4 GB (6,49 € netto); ob n8n darauf läuft, haben wir nicht geprüft. n8n gibt kein allgemeines Minimum an. 4 GB und 2 Kerne nennt die Doku für die Installation mit dem n8n-Assistenten (der KI-Hilfe im Editor).

Zwei Vorbehalte. Beim Abruf zeigte die Hetzner-Seite „not available“, ob das eine echte Ausverkauft-Meldung ist, konnten wir nicht klären. Und IONOS zeigt beim Modell M+ neben der Aktion (4 € im Monat für 3 Monate) eine zweite Zahl, 12 €, dazu „Sparen Sie 34 €“ und „Einrichtung 10 €“. Was die 12 € genau sind, erklärt die Seite nicht. Rechnerisch passt (12 − 4) × 3 + 10 = 34 (eigene Rechnung), es könnte also der Preis nach der Aktion sein. Das ist unsere Deutung, keine Angabe der Seite, deshalb rechnen wir IONOS nicht ein. IONOS bietet n8n immerhin vorinstalliert an.

Baustein 3: KI-Kosten pro 1.000 E-Mails

Wenn ein Ablauf unklare Mails von einer KI einordnen lässt, zahlst du pro Text. Abgerechnet wird in Token, das sind Textschnipsel von ein paar Buchstaben. Die Formel:

Kosten je Mail = (Eingabe-Token × Preis Eingabe + Ausgabe-Token × Preis Ausgabe) ÷ 1.000.000

Unsere Annahme für eine Mail: 800 Token hinein (Mailtext und Anweisung), 100 Token heraus (die Kategorie). Das ist eine Rechenannahme, echte Mails haben wir nicht vermessen. Mit den Preisen des günstigsten aktuellen kleinen Modells jedes Anbieters:

KI-Kosten: eine Mail einordnen (Annahme: 800 Token Eingabe, 100 Token Ausgabe)

Modell	Preis je 1 Mio. Token, Eingabe / Ausgabe (USD)	Kosten je 1.000 Mails (USD)
Claude Haiku 5.5	0,10 / 0,50	0,13
GPT-6 Luna (OpenAI)	0,10 / 0,50	0,13
Claude Haiku 5.5, Batch (läuft zeitversetzt, halber Preis)	0,05 / 0,25	0,065
Claude Haiku 4.5 (Vorgänger)	1 / 5	1,30

Die Rechnung für das erste Modell: (800 × 0,10 + 100 × 0,50) ÷ 1.000.000 = (80 + 50) ÷ 1.000.000 = 0,00013 USD je Mail, also 0,13 USD je 1.000 Mails. Beim EZB-Referenzkurs vom 6.11.2026 (1 € = 1,1165 USD) sind das 0,116 € je 1.000 Mails.

Drei Unsicherheiten:

• Haiku 5.5 zählt laut Anthropic bei gleichem Text rund 30 % mehr Token als der Vorgänger. Mit etwa 1.040 Token Eingabe und 130 Token Ausgabe wären es 0,17 USD je 1.000 Mails.
• Ob das Modell zusätzliche Denk-Token erzeugt und wie sie berechnet werden, steht auf den abgerufenen Seiten nicht. Würden sie als Ausgabe berechnet, könnte die Ausgabe-Annahme deutlich zu niedrig sein.
• Ob Umsatzsteuer auf die Rechnung kommt, nennen die Preisseiten nicht.

Wer KI über Makes eigene KI-Module nutzt, zahlt dafür in Credits statt beim KI-Anbieter. Wie viele, hängt von Verbindung und Textmenge ab. Wir haben das nicht berechnet. Bei einem eigenen Zugang zu einem KI-Anbieter stellt dieser die Rechnung. Bei unserem Ablauf zum Sortieren von Anfragen war der KI-Schritt im Test ausgeschaltet.

Baustein 4: Buchhaltungssoftware mit Schnittstelle

Soll dein Ablauf Angebote oder Belege direkt in die Buchhaltung schreiben, braucht dein Programm eine Schnittstelle (API, eine Tür für andere Programme). Die gibt es nicht in jedem Tarif.

Buchhaltung: Lexware Office und sevdesk mit Schnittstelle

Tarif	Regulär netto pro Monat	Brutto pro Monat (eigene Rechnung)	Aktionspreis netto	Wichtig für Abläufe
Lexware Office S	7,90 €	9,40 €	3,95 € (3 Monate)	Belegerfassung, keine Angebote
Lexware Office M	12,90 €	15,35 €	6,45 € (3 Monate)	Angebote, Rechnungen, Mahnungen
Lexware Office L	21,90 €	26,06 €	10,95 € (3 Monate)	Buchhaltung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer
Lexware Office XL	32,90 €	39,15 €	16,45 € (3 Monate)	Schnittstelle (API) und automatischer Belegempfang per E-Mail
sevdesk Buchhaltung Pro	27,90 bis 34,90 € je nach Laufzeit	33,20 bis 41,53 €	13,95 € laut Seite, Dauer unklar	Schnittstelle ab diesem Tarif; Preisseite widerspricht sich

Lexware Office kann Angebote ab Tarif M erstellen, die Schnittstelle gibt es laut Preisseite nur in XL. Dafür laufen 30 Tage Test mit allen XL-Funktionen. Der Normalpreis ist doppelt so hoch wie die Aktion der ersten drei Monate. Wenn du die Schnittstelle einplanst, rechne also mit 32,90 € netto.

Es geht auch ohne: Unser Ablauf Angebote automatisch erstellen kann den Angebotstext auch nur per E-Mail an dich schicken. Dann reicht für Angebote Tarif M.

sevdesk verlangt für die Schnittstelle den Tarif Buchhaltung Pro. Die Preisseite zeigt Listenpreise je Laufzeit (34,90 € bei monatlicher, 30,90 € bei jährlicher, 27,90 € bei zweijährlicher Abbuchung) und weiter unten andere Zahlen für 24 Monate. Welche gelten, ist offen, deshalb nur die Spanne.

Drei Beispielrechnungen

Alle drei sind Rechnungen mit angenommenen Mengen, aber echten Preisen. Wir haben diese Abläufe nicht im Dauerbetrieb gehabt, die Mengen sind also Annahmen.

Beispiel 1: Einsteiger mit einem Ablauf

Ein Ablauf mit 6 Schritten (1 Auslöser, 5 Aktionen), 300 Läufe im Monat, Auslöser per Webhook. Keine KI, keine Buchhaltung.

• n8n: 300 Läufe × 1 = 300 Ausführungen, passt in die Stufe 2.500.
• Make: 300 × 6 Module × 1 Paket = 1.800 Credits, passt in Core (10.000). Make Free reicht nicht (1.000).
• Zapier: 300 × 5 Aktionen = 1.500 Tasks. Zählt der Auslöser doch mit, sind es 1.800. Deshalb ist die Stufe 2.000 die sichere Wahl.

Beispiel 1: ein Ablauf, 300 Läufe im Monat

Posten	Rechnung	Betrag pro Monat
n8n Cloud Starter	300 Läufe × 1 = 300 Ausführungen, Stufe 2.500	20 € (Jahreszahlung) oder 24 € (Monatszahlung)
Make Core	300 × 6 × 1 = 1.800 Credits, Stufe 10.000	11 USD (Jahreszahlung) oder 16 USD (Monatszahlung)
Zapier Professional	300 × 5 = 1.500 Tasks, sicher: Stufe 2.000	43,89 € (Jahreszahlung) oder 65,83 € (Monatszahlung), umgerechnet aus 49 und 73,50 USD
n8n selbst gehostet	Lizenz 0 € + Hetzner CX23	7,13 € brutto (5,99 € netto), ohne Backup
KI und Buchhaltung	nicht nötig	0 €

Ergebnis: rund 20 € (n8n) beziehungsweise 11 USD (Make) im Monat, im Jahr 240 € beziehungsweise 132 USD. Beide Jahreszahlen sind eigene Rechnungen: 12 × 20 € für n8n und 12 × 11 USD für Make.

Beispiel 2: Büro mit drei Abläufen und KI

Drei Abläufe wie die auf unserer Seite, mit diesen Annahmen:

• Anfragen sortieren: 500 Mails im Monat, jede Mail ein eigener Lauf, das Postfach wird alle 15 Minuten abgefragt, alle 500 Mails gehen durch die KI.
• Angebote: 40 Anfragen im Monat über ein Formular.
• Belege ablegen: 100 PDF-Rechnungen im Monat (einseitig), Postfach-Abfrage alle 15 Minuten.
• Jeder Lauf hat 6 Schritte. Die Schnittstelle von Lexware Office (Tarif XL) wird genutzt.

n8n: 500 + 40 + 100 = höchstens 640 Ausführungen (kommen mehrere Mails zusammen an, sind es weniger). Leere Abfragen zählen nicht. Starter genügt. Die KI kostet 500 × 0,00013 USD = 0,065 USD, rund 6 Cent.

Make: Mit Auslösern, die nur bei Daten laufen, sind es 640 × 6 = 3.840 Credits. Fragen die zwei Postfach-Abläufe im Takt ab, kostet jeder Auslöser 96 Prüfungen am Tag × 30 Tage = 2.880 Credits, zusammen 5.760. Dazu kommen die Aktionen: (500 + 100) × 5 = 3.000, und die 40 Formular-Läufe × 6 = 240. Summe: 5.760 + 3.000 + 240 = 9.000 Credits. Liest Make die 100 PDFs mit dem eigenen Baustein „Extract text from a document“ (laut Doku 10 Credits je Seite, der Baustein ist noch in der Testphase und die Preise können sich ändern), kommen 1.000 dazu: genau 10.000, das Limit von Core ist voll. Die KI haben wir für Make nicht gerechnet (siehe oben).

Zapier: 640 × 5 Aktionen = 3.200 Tasks, strenger gelesen 3.840. In beiden Fällen ist die Stufe 5.000 nötig.

Beispiel 2: drei Abläufe, 640 Läufe, KI und Lexware-Schnittstelle

Posten	Rechnung	Betrag pro Monat
n8n Cloud Starter	höchstens 640 Ausführungen, Stufe 2.500	20 € (Jahreszahlung)
KI-Einordnung	500 Mails × 0,00013 USD	0,065 USD, rund 6 Cent
Lexware Office XL	für die Schnittstelle	32,90 € netto, 39,15 € brutto
Summe mit n8n	20 + 0,06 + 32,90 (netto) beziehungsweise 20 + 0,06 + 39,15 (brutto)	rund 53 € bis 59 €
Make Core statt n8n	3.840 bis 10.000 Credits, Stufe 10.000	11 USD (Jahreszahlung) oder 16 USD (Monatszahlung)
Zapier Professional statt n8n	3.200 bis 3.840 Tasks, Stufe 5.000	89 USD oder 133,50 USD

Ergebnis: Die Plattform macht mit 20 € weniger als die Hälfte der Summe aus. Der größte Posten ist Lexware XL. Lässt du die Angebote nur als Text per E-Mail an dich schicken und legst die Belege nur im Ordner ab, reicht Lexware M mit 12,90 € netto. Dann sind es 20 + 0,06 + 12,90 = 32,96 €.

Beispiel 3: Selbst gehostet

Annahme: Dein Geschäft wächst, du kommst auf 6.000 Läufe im Monat mit je 6 Schritten. Cloud Starter reicht nicht mehr.

• n8n Cloud: 6.000 Ausführungen verlangen die Pro-Stufe 10K.
• Make: 6.000 × 6 = 36.000 Credits verlangen die Stufe 40.000.
• Selbst gehostet (Community Edition): Ein Ausführungs-Kontingent nennt die n8n-Doku nur für bezahlte Tarife. Du zahlst den Server: Hetzner CX23 mit Backup, (5,99 + 1,198) × 1,19 = 8,55 € brutto im Monat.

Beispiel 3: 6.000 Läufe im Monat, Cloud gegen selbst gehostet

Posten	Rechnung	Betrag pro Monat
n8n Cloud Pro (Stufe 10K)	6.000 Ausführungen, Stufe 10.000	50 € (Jahreszahlung) oder 60 € (Monatszahlung)
Make Core (Stufe 40K)	6.000 × 6 = 36.000 Credits	37 USD (Jahreszahlung) oder 46 USD (Monatszahlung)
n8n selbst gehostet	Lizenz 0 € + (5,99 + 1,198) × 1,19	8,55 € brutto
Unterschied zu Cloud Pro	50 − 8,55	41,45 € weniger, ohne deine Zeit

Ob die 41,45 € Ersparnis echt sind, entscheidet deine Zeit. Die Formel: 41,45 € ÷ dein Stundensatz = Stunden pro Monat, die du für Einrichtung, Updates und Fehlersuche aufwenden darfst. Beispiel: Bei einem Stundensatz von 60 € (nur ein Beispielwert) sind das 41 Minuten. Brauchst du länger, ist die Cloud billiger.

Die versteckten Kosten

Diese Posten stehen auf keiner Preisseite. Konkrete Zahlen nennen wir bewusst nicht, weil wir sie nicht gemessen haben.

• Deine Zeit. Einrichten, Fehler suchen, Abläufe ändern. In der Cloud nimmt dir der Anbieter den Server ab, aber nicht den Ablauf.
• Updates beim Selbsthosten. n8n 3.0 ist laut Versionshinweisen am 27.10.2026 erschienen, laut n8n-Doku aber derzeit ein „early access release“ (eine Vorab-Fassung). Ab Version 3.0 braucht selbst gehostetes n8n Docker: Installationen per npm unterstützt 3.0 nicht mehr, und wer bisher per npm installiert hat, soll laut Doku vor dem Update auf 3.0 zu Docker wechseln. Wir haben noch mit Version 2.46.7 gearbeitet. Wer einen Server betreibt, muss solche Wechsel mitmachen.
• Ausfälle und Grenzen. n8n schreibt selbst, dass Fehler beim Selbsthosten zu Datenverlust, Sicherheitslücken und Ausfällen führen können. In der Cloud stehen Abläufe still, wenn das Kontingent leer ist (bei Make, solange kein automatischer Zukauf an ist), oder sie werden teurer (bei Zapier mit eingeschalteter Abrechnung pro Task). Die Lexware-Schnittstelle erlaubt 2 Anfragen pro Sekunde, und Lexware kann das kurzfristig ändern.
• Aktionen enden. Lexware und sevdesk locken mit Aktionspreisen, bei Lexware zum halben Preis für 3 Monate. Danach zahlst du den regulären Preis.
• Währung. Make rechnet in US-Dollar, Zapier hinterlegt Dollar-Preise. Unsere Euro-Beträge bei Zapier sind umgerechnet und schwanken mit dem Kurs.
• Datenschutz. Klären, ob du mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag brauchst (n8n bietet laut eigener Seite einen zum Unterschreiben an), und deine Datenschutzhinweise prüfen. Das kostet Zeit, nicht nur Geld.

Fazit

Für einen einzelnen einfachen Ablauf zahlst du etwa 11 USD bis 20 € im Monat, selbst gehostet rund 7 € für den Server. Die KI ist kaum ein Kostenfaktor. Teuer wird es, wenn du deine Buchhaltung per Schnittstelle anbindest: Lexware XL kostet regulär 32,90 € netto. Prüfe vorher, ob ein Angebotstext per E-Mail an dich nicht reicht.

Unsere Empfehlung: Fang in der Cloud an, nutze die 14 Tage Test oder den Gratis-Tarif, und zähl einen Monat lang deine echten Läufe. Erst dann wählst du die Stufe. Selbst hosten lohnt sich, wenn du viele Läufe hast und die Pflege weniger Zeit kostet, als sie spart. Der direkte Vergleich der Anbieter steht in Make oder n8n, den Einstieg findest du in Die erste Automatisierung in 30 Minuten.