Zahlungserinnerungen für offene Rechnungen

Offene Rechnungen nachzuhalten ist unangenehm und wird deshalb verschoben. Dieser Ablauf schaut einmal pro Woche nach, welche Rechnungen überfällig sind, und schreibt dir die passende Erinnerung oder Mahnung vor. Schicken tust du sie selbst.

So läuft der Ablauf

1. Startet jeden Montag und holt die überfälligen Rechnungen (aus Lexware Office oder aus deiner Liste im selben Aufbau).
2. Rechnet die Tage seit Fälligkeit und wählt die Stufe: ab 1 Tag Erinnerung, ab 14 Tagen Mahnung, ab 28 Tagen entscheidest du selbst.
3. Schreibt den Text und schickt ihn als Entwurf an dich. Die E-Mail-Knoten sind beim Import ausgeschaltet.
4. Bezahlte und noch nicht fällige Rechnungen bleiben unberührt.

Womit er läuft und was er braucht

• n8n (Cloud oder selbst gehostet)
• SMTP-Zugang
• für echte Rechnungen: Lexware Office (laut Preisseite gehört die Schnittstelle zum Tarif XL), oder deine Rechnungsliste im selben Aufbau wie die Testdaten

Läuft in der n8n Cloud und auf einem selbst betriebenen n8n.

Was kostet das im Monat?

Einmal pro Woche (5 Läufe im Monat) mit je 10 offenen Rechnungen, 5 Schritte. Make führt jeden Schritt nach dem Auslöser für jede Rechnung einzeln aus und zählt jeden dieser Läufe; n8n zählt nur den ganzen Lauf.

• n8n Cloud: 5 Ausführungen, Tarif Starter für 20 € im Monat bei Jahreszahlung.
• Make: 205 Credits, Tarif Free für 0 USD im Monat bei Jahreszahlung.
• Selbst gehostet: Server-Beispiel 8,55 € brutto im Monat, kostenlose Community Edition, Server und Pflege kommen dazu.

Mit deinen Zahlen rechnen

Was rechtlich gilt

Laut § 286 BGB kommt ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Eine „Zahlungserinnerung“ kennt das Gesetz nicht, nur die Mahnung, und die ist oft gar nicht nötig.

Verzugszinsen nach § 288 BGB: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, 9 Prozentpunkte zwischen Unternehmen. Der Basiszinssatz liegt laut Bundesbank seit 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Gegenüber Unternehmen kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu.

Österreich: Für die Verzögerung der Zahlung von Geldforderungen nennt § 456 UGB 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und § 458 UGB 40 Euro Pauschale für Betreibungskosten. Für wen genau das gilt (zum Beispiel gegenüber Privatpersonen), sagen die beiden Paragrafen nicht. Das klärst du im Zweifel vorher.

Der Ablauf rechnet keine Zinsen oder Pauschalen ein. Ob und wann du sie forderst, entscheidest du. Das ist keine Rechtsberatung.

Grenzen

• Die Lexware-Abfrage ist nach der Doku gebaut, aber nicht gegen Lexware ausgeführt. Laut Doku lässt sich „überfällig“ nur allein filtern.
• Je Lauf kommen höchstens 250 offene Rechnungen an (eine Seite der Lexware-Abfrage). Weitere werden in diesem Lauf nicht berücksichtigt.
• Ohne Lexware brauchst du eine eigene Liste im gleichen Aufbau.